Einleitung: Proaktivität als Schlüssel zum Erfolg bei der Betriebsprüfung

Betriebsprüfungen stellen für jedes Unternehmen eine große Herausforderung dar. Mit entsprechender Vorbereitung und einem proaktiven Ansatz lassen sich jedoch viele Risiken deutlich minimieren. Anstatt einer Prüfung mit Unsicherheit entgegenzutreten, empfehlen wir eine vorbeugende Vorbereitung, die die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften bereits vor Beginn der Prüfung sicherstellt.

Unsere langjährige Praxis zeigt, dass Unternehmen, die ihre Buchhaltung korrekt und regelmäßig führen, bei Betriebsprüfungen deutlich bessere Ergebnisse erzielen und mögliche Strafen sowie zusätzliche Kosten vermeiden.

Was erwartet Sie nach Erhalt einer Prüfungsankündigung?

Eine Prüfungsankündigung verursacht oft Unbehagen und Besorgnis. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass es sich um ein standardisiertes Verfahren handelt, mit dem die Finanzverwaltung die Richtigkeit Ihrer Steuererklärungen und die Einhaltung der geltenden Vorschriften überprüft.

Der erste Schritt nach Erhalt der Ankündigung sollte die Konsultation mit Ihrem Steuerberater sein. Das Team von Kulić & Sperk steht für dringende Beratungen unmittelbar nach Erhalt der Ankündigung zur Verfügung, um Ihnen beim Verständnis des Prüfungsumfangs zu helfen und geeignete Vorbereitungen zu treffen.

Digitale Transformation der Betriebsprüfungen

Die Finanzverwaltung setzt zunehmend digitale Werkzeuge zur Durchführung von Prüfungen ein. Das bedeutet, dass Prüfer bereits vor dem physischen Erscheinen im Unternehmen Zugriff auf Ihre Daten haben. Daher ist es entscheidend, dass Ihre digitalen Aufzeichnungen ebenso ordentlich sind wie Ihre physischen Dokumentationen.

Prüfer fordern in der Regel den Datenexport in einem spezifischen Format aus Ihrer Buchhaltungssoftware. Unser Team kann Ihnen dabei helfen, digitale Daten so vorzubereiten, dass sie den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen.

Zentrale Schwerpunkte bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung

1. Dokumentation und Buchhaltungsunterlagen

Die Betriebsprüfung beginnt mit der Überprüfung Ihrer Dokumentation. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen ordentlich organisiert und leicht zugänglich sind:

– Hauptbuch und Nebenbücher

– Jahresabschlüsse

– Umsatzsteueraufzeichnungen und -erklärungen

– Verrechnungspreisdokumentation (insbesondere für mittelgroße und große Unternehmen)

– Verträge mit Lieferanten und Kunden

– Dokumentation zu Anlagevermögen und Abschreibungen

– Protokolle früherer Betriebsprüfungen (falls vorhanden)

2. Einhaltung der Steuererklärungen

Obwohl eine ordnungsgemäße und aktuelle Buchhaltung monatliche Abstimmungen mit der Finanzverwaltung impliziert, empfehlen wir eine detaillierte Überprüfung aller Steuererklärungen für den Zeitraum, der Gegenstand der Prüfung sein wird:

– Körperschaftsteuererklärungen

– Umsatzsteuererklärungen und Formulare für EU-Transaktionen

– Lohnsteueranmeldungen

– Weitere spezielle Steuererklärungen je nach Tätigkeit

3. Identifikation von Risikobereichen in der Betriebsprüfung

Jede Branche und jedes Geschäftsmodell weist spezifische Risikobereiche auf, denen die Steuerprüfer besondere Aufmerksamkeit schenken. Die Experten von Kulić & Sperk helfen Ihnen dabei, potenzielle Risikobereiche zu identifizieren, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind:

– Transaktionen mit verbundenen Unternehmen und Verrechnungspreisdokumentation

– Anwendung ermäßigter Umsatzsteuersätze

– Abzugsfähigkeit von Repräsentationskosten und Geschäftsreisen

– Behandlung von Kosten für private Fahrzeuge

– Anwendung von Steuervergünstigungen und -befreiungen

– Grenzüberschreitende Transaktionen und Umsatzsteuer auf Dienstleistungen

4. Vorbereitung von Antworten auf mögliche Anfragen der Steuerprüfer

Die Erfahrung zeigt, dass Steuerprüfer regelmäßig bestimmte Fragen stellen. Die Vorbereitung vorformulierter Antworten kann den Prüfungsprozess erheblich beschleunigen und den Stress reduzieren:

– Erläuterungen zum Geschäftsmodell und spezifischen Transaktionen

– Bilanzierungsmethoden und deren Anwendung

– Methodik zur Berechnung bestimmter Steuerposten

– Erklärungen zu ungewöhnlichen Transaktionen oder Abweichungen

Präventive Maßnahmen, die Sie sofort ergreifen können

Interne Steuerprüfung

Führen Sie eine interne Überprüfung durch oder beauftragen Sie einen externen Berater mit einer Simulation der Betriebsprüfung vor der eigentlichen Prüfung. Kulić & Sperk bietet einen Service für eine “Probe-Betriebsprüfung” an, der potenzielle Probleme aufdecken kann, bevor sie von der Finanzverwaltung entdeckt werden.

Unsere “Probe-Betriebsprüfung” umfasst:

– Überprüfung aller steuerlichen Dokumentationen

– Analyse von Risikobereichen, die für Ihre Branche spezifisch sind

– Detaillierter Bericht mit Empfehlungen für Verbesserungen

– Beratung zur Umsetzung der Empfehlungen

Einrichtung eines internen Kontrollsystems zur Steuerkonformität

Entwickeln und implementieren Sie ein internes Kontrollsystem zur kontinuierlichen Überwachung der Steuerkonformität:

– Regelmäßige monatliche Überprüfungen der Steueraufzeichnungen

– Automatische Kontrollen in Buchhaltungsprogrammen

– Klare Verfahren zur Genehmigung und Erfassung von Transaktionen

– Regelmäßige Abstimmung

Mitarbeiterschulungen zu Steuervorschriften

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die für Ihr Unternehmen relevanten Steuervorschriften verstehen. Kulić & Sperk führt regelmäßig Schulungen und Workshops zur steuerlichen Compliance für Kundinnen und Kunden durch – darunter auch individuell angepasste „Inhouse“-Trainings für Ihr Buchhaltungsteam.

Wie verhält man sich während einer Steuerprüfung?

Zusammenarbeit und Professionalität im Umgang mit Steuerprüfern

Ein professionelles Verhältnis zu den Steuerprüfern ist entscheidend für ein erfolgreiches Ergebnis der Prüfung. Wir empfehlen:

– Bestimmen Sie eine Person für die Kommunikation mit den Prüfern.

– Stellen Sie den Prüfern einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung.

– Reagieren Sie umgehend auf Anfragen nach Unterlagen.

– Konsultieren Sie sich mit Ihrem Berater, bevor Sie Aussagen machen.

– Seien Sie transparent, aber geben Sie nur die angeforderten Informationen weiter.

Dokumentation des Steuerprüfungsprozesses

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über den Prüfungsprozess, die gestellten Fragen und die bereitgestellten Unterlagen. Dies wird im Falle eines Einspruchs gegen eine Entscheidung von unschätzbarem Wert sein.

Fallstudie: Erfolgreich durchgeführte Steuerprüfung

Situation: Ein mittelständischer Hersteller mit einem Jahresumsatz von 15 Millionen Euro erhielt eine Mitteilung über eine umfassende Steuerprüfung, die einen Zeitraum von drei Jahren abdeckt.

Herausforderung: Das Unternehmen hatte kürzlich seine Buchhaltungssoftware gewechselt, und es gab Schwierigkeiten bei der Dokumentation bestimmter Transaktionen mit verbundenen Unternehmen.

Lösung: Kulić & Sperk führte eine „Probe-Steuerprüfung“ durch und identifizierte potenzielle Risiken. Gemeinsam mit dem Kunden bereiteten wir alle erforderlichen Unterlagen vor, einschließlich einer detaillierten Verrechnungspreisdokumentation. Außerdem schulten wir das Team des Kunden im Umgang mit den Prüfern.

Ergebnis: Die Steuerprüfung wurde ohne wesentliche Feststellungen abgeschlossen. Geringfügige Unregelmäßigkeiten, die entdeckt wurden, konnten während der Prüfung korrigiert werden, wodurch Sanktionen vermieden wurden.

Fazit: Steuerprüfung als Chance zur Geschäftsverbesserung

Obwohl Steuerprüfungen oft Unbehagen verursachen, können sie eine Gelegenheit sein, Ihr Unternehmen zu verbessern. Die Ergebnisse der Prüfung können Bereiche aufzeigen, in denen Verbesserungen in Ihren Steuer- und Buchhaltungsprozessen erforderlich sind.

Das Team von Kulić & Sperk steht Ihnen in allen Phasen der Steuerprüfung zur Verfügung – von der präventiven Vorbereitung über die Unterstützung während der Prüfung bis hin zur Vertretung im Falle eines Einspruchs gegen die Entscheidung.

Fordern Sie eine kostenlose Erstberatung zur Vorbereitung auf die Steuerprüfung an.

Kontaktieren Sie uns umgehend nach Erhalt einer Mitteilung über eine Steuerprüfung, damit wir gemeinsam das bestmögliche Ergebnis für Ihr Unternehmen erzielen können.

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