Eine Geschichte zweier Berichte

Peter und Marina, Finanzdirektor:innen zweier vergleichbarer Unternehmen, hatten die Aufgabe, ihren Vorständen die Quartalsergebnisse zu präsentieren.
Peter erstellte einen klassischen Finanzbericht – 30 Seiten voller Tabellen, sauber aufbereitet nach den geltenden Rechnungslegungsstandards.
Marina hingegen präsentierte einen personalisierten Bericht auf fünf Seiten, mit grafischen Darstellungen zentraler Entwicklungen, klaren Abweichungen vom Plan und konkreten Handlungsempfehlungen.

Während Peters Vorstandssitzung mit mehr Fragen als Antworten endete, traf Marinas Vorstand auf Grundlage klarer Erkenntnisse drei strategische Entscheidungen.

Diese Geschichte bringt ein zentrales Problem auf den Punkt, das uns täglich beschäftigt – wie überbrücken wir die Kluft zwischen einer Datenflut und konkreten geschäftlichen Entscheidungen?

Berichte, die Daten in strategische Entscheidungen verwandeln

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt verzeiht der Markt keine langsamen Reaktionen. Jede Entscheidung hat Gewicht – und doch verlassen sich viele Führungskräfte noch immer auf Intuition oder unvollständige Informationen.
Das Problem ist nicht der Mangel an Daten – das Problem liegt in ihrer Strukturierung, Einbettung in den Kontext und Aufbereitung.

Hochwertige Managementberichte machen den Unterschied zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Unternehmen.
Sie sind nicht bloß Tabellen mit Zahlen – sie sind Brücken zwischen Daten und Handeln.

Das Paradoxon der modernen Geschäftswelt

„Wir ertrinken in Informationen, aber hungern nach Wissen“, sagte John Naisbitt bereits 1982 in seinem Buch Megatrends.“

Vier Jahrzehnte später ist die Situation exponentiell komplexer – die Datenmengen wachsen unaufhaltsam, doch die Fähigkeit, sie sinnvoll zu interpretieren, wird zur immer größeren Herausforderung.

Die Anatomie eines effektiven Berichts

Was macht einen Bericht wirklich wirkungsvoll?
Durch die Zusammenarbeit mit zahlreichen Kund:innen aus unterschiedlichen Branchen haben wir zentrale Elemente identifiziert, die gewöhnliche Berichte in strategische Werkzeuge verwandeln:

1. Ausrichtung an Geschäftsfragen und Entscheidungen

Der CEO eines Produktionsunternehmens erhielt regelmäßig Berichte mit detaillierten monatlichen Kostenübersichten.
Die Zahlen waren korrekt, beantworteten jedoch nicht die Frage, welche Produktionslinien pro investierter Arbeitsstunde den höchsten Gewinn erzielen.
Nachdem der Bericht gezielt so umgestaltet wurde, dass er genau diese Frage beantwortete, traf der CEO die Entscheidung, Ressourcen umzulenken – was die Profitabilität in nur zwei Quartalen um 23 % steigerte.

Effektive Berichte beginnen mit Fragen, nicht mit verfügbaren Daten.
Sie sind darauf ausgelegt, konkrete geschäftliche Fragestellungen zu beantworten:

• Welche Produkte/Dienstleistungen schaffen den größten Mehrwert?
• Welche Aktivitäten verbrauchen die meisten Ressourcen bei geringster Rendite?
• Wo verbergen sich Wachstumschancen, die der Wettbewerb noch nicht erkannt hat?

2. Anpassung an die Entscheidungsebene

Jede Managementebene benötigt unterschiedliche Einblicke:

• Die Unternehmensleitung braucht strategische Kennzahlen, Trends und Abweichungen von langfristigen Zielen
• Das mittlere Management benötigt operative Kennzahlen und kurzfristige Planungen
• Bereichsleiter:innen brauchen detaillierte tägliche Leistungsdaten.

3. Visuelles Storytelling statt Datenmassen

Das menschliche Gehirn verarbeitet visuelle Informationen 60.000-mal schneller als Text. Und doch bestehen viele Berichte immer noch aus riesigen Zahlentabellen.
Die Umwandlung dieser Zahlen in visuelle Geschichten bringt eine Revolution im Verständnis:

• Trends sind auf den ersten Blick erkennbar,
• Abweichungen zeigen klar den Handlungsbedarf,
• Zusammenhänge zwischen verschiedenen Kennzahlen werden sichtbar.

4. Kontext, der Bedeutung verleiht

Eine einzelne Zahl hat selten eine Aussagekraft.
Ist ein Umsatz von 1,2 Millionen Euro im Mai gut oder schlecht?
Das hängt ab von:

• Dem Plan für Mai
• Dem Umsatz im Mai des Vorjahres
• Den Umsätzen der Wettbewerber
• Den Markttrends

Effektive Berichte stellen Daten immer in einen Kontext, der eine sinnvolle Interpretation ermöglicht.

Von Daten zu Erkenntnissen: Ein Weg in 4 Schritten

Durch unsere Arbeit mit Kund:innen haben wir eine Methodik entwickelt, die gewöhnliche Daten in strategische Erkenntnisse verwandelt:

1. Die richtigen Fragen stellen

Die größte Veränderung beginnt, wenn sich die Fragestellung ändert –
von: „Welche Daten haben wir?“ hin zu: „Welche Entscheidungen müssen wir treffen?“
Der Prozess beginnt mit der Identifikation zentraler Geschäftsentscheidungen und der dafür benötigten Informationen.
Fragen, die in dieser Phase hilfreich sind:

• Welche Entscheidungen treffen Sie wöchentlich / monatlich / vierteljährlich?
• Welche Informationen benötigen Sie für diese Entscheidungen?
• Was hindert Sie derzeit daran, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen?

2. Relevante Kennzahlen identifizieren

Nachdem die Informationsbedarfe klar definiert wurden, folgt als nächster Schritt die Auswahl der Kennzahlen, die das Fundament des Berichts bilden.
Dabei ist es entscheidend, dass jede enthaltene Kennzahl eine klare geschäftliche Bedeutung hat und mit Entscheidungen verknüpft ist.
Für eine Einzelhandelskette könnten das „Umsatz pro Quadratmeter“ oder „durchschnittlicher Warenkorbwert“ sein, während es bei einem Produktionsunternehmen „Produktivität pro Linie“ oder „Deckungsbeitrag pro Produktionsstunde“ sein könnte.

3. Visuelle Darstellung erstellen

Daten entfalten ihre Wirkung, wenn sie in eine logische Geschichte eingebettet sind.
Ein gut gestalteter Bericht führt die Nutzer:innen durch die Daten wie ein gut geschriebenes Buch – mit einem klaren Handlungsverlauf, Höhepunkt und Abschluss.

Der CEO eines Logistikunternehmens stellte fest, dass ihre neuen Berichte einer klaren Erzählung folgen – ausgehend von der Makroperspektive (Markttrends),
über die aktuelle Position des Unternehmens in diesen Trends,
bis hin zu den konkreten Maßnahmen, die ergriffen werden müssen.
Es ist, als würde man eine Geschichte lesen, in der man genau weiß, welche Rolle man spielt.

4. Iterative Verbesserung

Berichte sind niemals „fertig“.

Sie entwickeln sich weiter – so wie das Unternehmen und sein Umfeld.
Die regelmäßige Überprüfung ihrer Nützlichkeit und die Anpassung basierend auf Feedback sind entscheidend, um ihre Relevanz zu erhalten.

Technologie als Hebel, nicht als Lösung

Moderne BI-Tools (Business Intelligence) bieten beeindruckende Möglichkeiten zur Visualisierung und Analyse,
doch die Technologie allein ist nicht die Lösung.
Der Schlüssel liegt im Verständnis der geschäftlichen Anforderungen – noch bevor die Technologie implementiert wird.

Die teuersten BI-Tools der Welt nützen nichts, wenn man nicht weiß, welche Fragen man beantwortet haben möchte.
Wir haben mit Unternehmen gearbeitet, die Millionen in ausgeklügelte Systeme investiert haben – und dennoch weiterhin intuitiv entschieden haben,
weil ihre Berichte nicht die richtigen Fragen beantworteten.

Unser Ansatz stellt geschäftliche Bedürfnisse stets vor technologische Lösungen.
Wir analysieren zuerst, welche Entscheidungen unsere Kund:innen treffen müssen –
und wählen erst danach die passenden Werkzeuge aus, um diese Entscheidungen zu unterstützen.

Von passiven Empfänger:innen zu aktiven Berichtsnutzer:innen

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die Art und Weise zu verändern, wie Führungskräfte Berichte nutzen.
Viele sind es gewohnt, passive Informations­empfänger:innen zu sein – statt aktive Nutzer:innen.

Durch Schulungen und Workshops unterstützen wir unsere Kund:innen dabei, eine echte Datenkompetenz („data literacy“) zu entwickeln.
Die Fähigkeit, Daten kritisch zu analysieren, die richtigen Fragen zu stellen und Informationen in konkrete Maßnahmen zu übersetzen.
Der größte Wert liegt nicht im Bericht selbst –
sondern in der Fähigkeit, ihn zur Entscheidungsfindung zu nutzen
und rechtzeitig zu reagieren, wenn sich ein bestimmter Trend oder eine Anomalie abzeichnet.

Fazit: Wenn Berichte zur strategischen Stärke werden

Qualitativ hochwertige Managementberichte sind nicht bloß Rückblicke auf die Vergangenheit – sie sind Werkzeuge zur aktiven Gestaltung der Zukunft.
Sie ermöglichen schnellere Reaktionen auf Marktveränderungen, das Erkennen von Chancen
und bessere unternehmerische Entscheidungen.

Wie oft stellen wir uns die Frage:
Sind die Berichte, die wir verwenden, wirklich hilfreich – oder existieren sie nur, weil „es eben so gemacht wird“?
Individuell zugeschnittenes Reporting kann den Unterschied machen –
zwischen Reaktion und echter Proaktivität.
Es lohnt sich, Aufbau und Zweck bestehender Berichte zu überdenken –
denn möglicherweise steckt mehr strategisches Potenzial darin, als es zunächst scheint.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Berichte Sie nicht ausreichend bei Entscheidungen unterstützen, sind Sie nicht allein.
Viele Führungskräfte suchen nach Wegen, Berichte klarer, aussagekräftiger
und näher an den realen Herausforderungen zu gestalten.
Der erste Schritt zu wirklich hilfreichen Berichten ist oft:
Nicht von der Form – sondern von den eigenen Fragen auszugehen.

Durch laufende Weiterentwicklung und das Verfolgen aktueller Trends in der Business-Analyse
steht unser Team von Kulić & Sperk bereit, Führungskräfte bei der Entwicklung von Berichten zu unterstützen,
die nicht nur Daten abbilden, sondern die Basis für strategische Entscheidungen und nachhaltiges Wachstum schaffen.