Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? „Wir verschieben die Einführung eines neuen Kostenmanagementsystems nun schon den dritten Monat in Folge, weil unser Finanzteam fast ein Drittel seiner Arbeitszeit mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Anpassung an steuerliche Änderungen verbringt.“
Solche Aussagen hören wir nur allzu oft von CFOs großer Unternehmen.
Wenn auch Sie mit überlasteten Mitarbeitern und komplexen Gehaltsabrechnungen zu kämpfen haben, die die wertvolle Zeit Ihrer Experten binden, ist es an der Zeit, Ihre Herangehensweise zu ändern.
Payroll Outsourcing kann die Abläufe in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern und Ihnen Einsparungen bringen.

Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Belastung statt zur Routine wird

Das Monatsende rückt wieder näher. Ihr Buchhaltungsteam spürt bereits den Druck.

Anstatt sich der strategischen Analyse und der steuerlichen Beratung zu widmen, die Ihrem Unternehmen echten Mehrwert bringen, beschäftigt sich Ihr Buchhaltungsteam tagelang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Sie sammeln Anwesenheitsdaten, berechnen Überstunden neu und stimmen verschiedene Parameter ab, die die endgültige Gehaltshöhe beeinflussen.
Mit einer Mitarbeiterzahl von über einhundert wird dieser Prozess jeden Monat zunehmend komplexer und anspruchsvoller.

Wichtige Statistik: Laut einer Studie von PwC haben Organisationen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern verwalten, bis zu 30 % höhere Gesamtkosten pro Abrechnung im Vergleich zu denen, die diese Funktion auslagern.

Neben der Buchhaltung verbringen auch Ihre Manager im Durchschnitt 15–20 % ihrer Arbeitszeit mit der Verwaltung von Personalangelegenheiten.
Für Unternehmen, die auf mehreren Märkten tätig sind, stellt dies eine erhebliche Herausforderung bei der Optimierung von Geschäftsprozessen dar.

Verborgene Kosten der internen Lohn- und Gehaltsabrechnung

When thinking about payroll processing, you probably first consider direct costs – accountants‘ salaries and software. However, the real costs go much deeper:

• Opportunitätskosten – Zeit, die Ihre Finanzexperten für administrative Aufgaben statt für strategische Initiativen aufwenden
• Fehlerkosten – Ein Fehler bei der Berechnung kann zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter und rechtlichen Problemen führen
• Compliance-Kosten – Ständige Überwachung gesetzlicher Änderungen in verschiedenen Ländern
• Technologiekosten – Regelmäßige Wartung, Updates und Schulungen für Software
• Verborgene Kosten – Laut einer Studie von Deloitte können verborgene Kosten über 50 % der Gesamtkosten (TCO) ausmachen

Cost comparison: Internal vs. Outsourced payroll processing

Warum haben große Systeme noch größere Herausforderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Für Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung keine reine Verwaltungstätigkeit mehr, sondern ein komplexer Prozess, der Folgendes umfasst:

• Verschiedene Arten von Arbeitsverhältnissen (Vollzeitmitarbeiter, Teilzeitkräfte, projektbasierte Tätigkeiten)
• Verschiedene Berechnungsmethoden (Festgehalt, Stundenlohn, Boni, Provisionen)
• Komplexe Systeme von Leistungen und Beiträgen
• Variable Gehaltsbestandteile (Überstunden, Nachtarbeit, Wochenendarbeit)
• Spezifika verschiedener Tarifverträge
• Zahlreiche gesetzliche Änderungen, die Steuer- und Beitragsberechnungen betreffen

Für Unternehmen, die in der DACH-Region, der EU, Kroatien und Bosnien und Herzegowina tätig sind, ist die Herausforderung noch größer aufgrund der unterschiedlichen Steuersysteme und gesetzlichen Rahmenbedingungen in jedem Land.

Payroll Outsourcing: Eine strategische Entscheidung, nicht nur eine Kostenfrage

Wenn große Unternehmen über Payroll Outsourcing nachdenken, wird dies zunächst oft als zusätzlicher Kostenfaktor wahrgenommen.
Erfahrungen von Kunden zeigen jedoch, dass es sich langfristig um eine kosteneffiziente strategische Entscheidung handelt.

1. Freisetzung interner Ressourcen für strategische Aktivitäten

Indem Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung Experten anvertrauen, kann sich Ihr Team auf Aktivitäten konzentrieren, die echten Mehrwert bringen – Kostenanalysen, Prozessoptimierung und strategische Planung.

Praktisches Beispiel: Ein Produktionsunternehmen mit über 250 Mitarbeitern stellte fest, dass seine Finanzabteilung nach der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die Optimierung der Steuerplanung jährliche Einsparungen in Höhe von 380.000 € erzielen konnte.

2. Risikominimierung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Steuervorschriften und Arbeitsgesetze ändern sich ständig.
Eine spezialisierte Buchhaltungsfirma überwacht alle Änderungen und sorgt für die vollständige Einhaltung der neuesten Vorschriften.

3. Zugang zu spezialisiertem Wissen und modernster Technologie

Anstatt kontinuierlich in teure Softwaresysteme und Mitarbeiterschulungen zu investieren, erhalten Sie durch Outsourcing Zugang zu modernen Lösungen, Automatisierung und Fachwissen – ohne zusätzliche Investitionskosten.

4. Kostengünstigere Lösung für Unternehmen jeder Größe

Laut einer Studie des Institute for Management and Administration geben Organisationen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, im Durchschnitt 25–30 % weniger aus als diejenigen, die diese Funktionen intern behalten.

5. Flexibilität und Skalierbarkeit der Dienstleistungen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann sich Ihr Buchhaltungspartner an Ihre Bedürfnisse anpassen – ohne interne Umstrukturierungen oder zusätzliche Einstellungen.

6. Verbesserte Sicherheit von Mitarbeiterdaten

Professionelle Buchhaltungsfirmen investieren erhebliche Ressourcen in Sicherheitsprotokolle und Datenschutz, was entscheidend für die Einhaltung der DSGVO ist.

Wie sieht der Übergang zum professionellen Payroll Outsourcing aus?

Viele Kunden äußern Bedenken hinsichtlich des Übergangs, aber der Prozess kann einfach und stressfrei sein:

• Erstanalye – Wir analysieren Ihre aktuellen Prozesse gründlich und erstellen einen individuell zugeschnittenen Übergangsplan.
• Schrittweiser Übergang – Während ein bis zwei Abrechnungsperioden arbeiten wir parallel zu Ihrem Team, um eine reibungslose Kontinuität sicherzustellen.
• Individuelle Herangehensweise – Wir definieren Abläufe und Kommunikationswege, die vollständig auf Ihre Organisationsstruktur abgestimmt sind.
• Laufende Unterstützung – Unser Expertenteam steht Ihnen jederzeit für Beratungen zu allen Aspekten der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung

Häufig gestellte Fragen zur Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wie viel kann ich durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sparen?

Laut relevanten Studien erzielen Unternehmen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, durchschnittliche Einsparungen von 25–30 % im Vergleich zu Organisationen, die die Abrechnung intern verwalten.

Wie kann die Datensicherheit beim Outsourcing gewährleistet werden?

Professionelle Buchhaltungsunternehmen setzen fortschrittliche Sicherheitsprotokolle, regelmäßige Sicherheitsaudits und strenge Zugriffsverfahren für Daten ein – häufig auf einem höheren Niveau, als es intern möglich wäre.

Wie lange dauert der Übergangsprozess zum Outsourcing-Modell?

Der typische Übergangsprozess dauert je nach Größe und Komplexität Ihrer Organisation zwischen ein und drei Monaten. Eine sorgfältige Vorbereitung gewährleistet einen reibungslosen Übergang, ohne die Zahlungen an Ihre Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.

Konkrete Schritte, um Ihr Team von der Belastung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu entlasten

• Analysieren Sie die tatsächlichen Kosten der internen Lohn- und Gehaltsabrechnung – einschließlich Opportunitätskosten.
• Definieren Sie Ihren konkreten Bedarf – welche Bereiche der Abrechnung wären besonders vorteilhaft auszulagern?
• Sprechen Sie mit potenziellen Buchhaltungspartnern – suchen Sie nach Experten mit Erfahrung in Ihrer Branche.
• Erstellen Sie einen Übergangsplan – mit klar definierten Schritten und einem realistischen Zeitrahmen.

Die Zukunft liegt in strategischen Buchhaltungspartnerschaften

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt erzielen jene Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, die strategische Fokussierung mit der Fähigkeit zur schnellen Anpassung erfolgreich kombinieren.
Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Sie Ihre wertvollsten Ressourcen auf Aktivitäten lenken, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.

Das Team von Kulić & Sperk verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen und der Lohn- und Gehaltsabrechnung für große Unternehmen in der DACH-Region, Kroatien, Bosnien und Herzegowina sowie weiteren EU-Ländern. Unsere Experten besitzen ein tiefes Verständnis für die besonderen Anforderungen verschiedener Branchen und Steuersysteme.
Kontaktieren Sie uns noch heute für eine kostenlose Analyse Ihrer möglichen Einsparungen und erfahren Sie, wie eine strategische Outsourcing-Partnerschaft die Effizienz Ihres Unternehmens steigern kann.

Hinweis zur Vertraulichkeit:
Die in diesem Artikel genannten Beispiele basieren auf realen Fällen aus unserer Praxis, wurden jedoch angepasst und anonymisiert, um die Vertraulichkeit der Kundendaten zu wahren. Alle Informationen dienen ausschließlich zu Bildungszwecken und zur Darstellung der von Kulić & Sperk angebotenen Lösungen – unter strikter Einhaltung professioneller und gesetzlicher Vertraulichkeitsstandards.
Keine der Angaben stellt eine konkrete Empfehlung dar, ohne dass zuvor eine gesonderte Analyse Ihrer individuellen Geschäftssituation erfolgt ist.